Det är er fest och givetvis ska allting fungera som tänkt. Lokalen, servicen och utrustningen ska passa just era behov och det finns inget utrymme för chansning. Frågor som kan dyka upp under vägen tänker vi nedan besvara, för at på så sätt förenkla er planering och bokning av den rätta festlokalen. Hur bör en kravspecifikation se ut, vilka avtal är det egentligen som gäller och ingick momsen i lokalhyran eller ej?

Jämför alternativ

Innan ni beslutar er för att hyra en festlokal så jämför de olika alternativen. Genom att jämföra erbjudanden och priser kan ni hålla nere era kostnader. En god idé är att skicka iväg förfrågningar om priser till ett större antal arrangörer och fastighetsägare där ni, istället för att fråga efter priset, anger vad ni är bredda att betala och ser efter vad de kan erbjuda er inom er budget.

Vad ingår

Se till att alltid fråga vad som ingår i priset. Ingår dukning, porslin, bestick, personal, servetter, bord, stolar, dekor och städning i det pris offerten anger? Om de inte skulle ingå kan ni fråga vad det skulle kosta er extra att beställa dessa tjänster och därefter bestämma er för om ni vill betala för tilläggstjänsterna eller styra upp det för egen hand. Be dem specificera vad som ingår i priset.

Personal

Många gånger ingår personal vid bokning av festlokalen. Nöj dig inte med det svaret utan hör efter hur många servitörer de beräknat per gäst. För att göra det lite enklare för dig att beräkna behov av personal brukar man säga att en servitör per 15 till 20 gäster är rimligt. Då är inte kökspersonal eller bartenders inräknade.

Toaletter

Hör efter hur många toaletter lokalen har. Det finns inget värre än långa toalettköer där halva kvällen måste spenderas. Man brukar räkna med att tre toaletter räcker för ett antal på 100 gäster.

Öppettider

Hur ser öppettiderna ut och finns det utrymme för förhandling om ni skulle vilja hålla öppet längre? Festvåningar som ligger belägna intill bostäder brukar vanligtvis inte ha tillstånd till längre öppettider än klockan 01:00, vilket betyder att alla gäster måste vara ute ur lokalen denna tid. Finns det ingen risk för störande av grannar är chansen större för viss flexibilitet.

Pris

Genom att kolla efter om priset är inklusive eller exklusiva moms, kan du förhindra eventuella missförstånd och tråkiga överraskningar. Begär därför en offert med momsen inräknad.

Avtal

Att se till att begära ett skriftligt bokningsavtal för festlokalen är givetvis viktigt om något skulle inträffa. I bokningsavtalet ska allt som ingår och alla regler omnämnas och det är detta dokument som kommer att stå som garanti för båda parter om en olycka skulle vara framme eller om missförstånd skulle uppstå.

Besök festlokalen

Vackra och inbjudande bilder på hemsidan är företagets främsta marknadsföring och visst borde bilderna visa på vad som egentligen erbjuds. Tyvärr är så inte alltid fallet. Därför rekommenderas du att alltid besöka festlokalen i förväg och se efter om lokalen uppfyller de behov som du eftersöker.